UX-kurs del 7- workshops

Först kräktes jag lite i munnen när jag såg den här bilden. Går det att få människor att se mer stela ut? 

Hej Bullen!
Senast pratade vi om bias och en UX-designer måste hålla koll på sånt. Men i kontorsdjungeln lurar fler faror för en UX-designer. Till exempel workshops. Rätt ofta hamnar du i situationen där du eller någon annan föreslår en Workshop och plötsligt ska du facilitera en sån i övermorgon mellan nio och tolv, och ska vi äta lunch under tiden och finns det postitlappar som är supersticky och vilka ska vara med och vad ska vi göra på workshopen och så vidare.

Bara ordet workshop kan få den mest härdade kontorsråtta att skaka av återhållen ångest. För rätt många workshops är ganska slappt genomförda, med låg ambitionsnivå och med oklara mål.

En workshop kan vara allt från en meningslös diskussionsklubb, förklädd till "Workshop om X" i din outlook-kalender till ett arbetsmöte där flera människor slår ihop sina mer eller mindre kloka huvuden och faktiskt når någon form av resultat. Jag tänkte försöka hålla mig till den sistnämnda. Men först ska jag ranta lite om den förstnämnda.

Hur man misslyckas med en workshop

Jag punktar upp några pro-tips om hur en workshop blir en vidrig tvåtimmarssession som får dig att vilja hålla andan tills du svimmar.

• "Vi kör en workshop! Här och nu! Pepp!!!" Skitdålig idé. En workshop kräver vissa förberedelser och att bara bestämma att den pågående diskussionsklubben ska förvandlas till en workshop är en jäkligt dålig idé (här tänkte jag försöka hitta på någon fin analogi, men kom inte på något bra).
• Oklara mål med workshopen. "Välkomna till workshopen, jag vet inte riktigt vad vi ska komma fram till, har ni någon bra idé?" Skjut mig. Skjut mig nu.
• "Ok, nu har vi lite sköna idéer här, vilken är bäst? Vi röstar!" Ja,för det är ju fullt rimligt att träffas för att tänka tillsammans och sedan när det väl är dags att fatta beslut så slutar man tänka och röstar istället. Bra idé! Dålig idé. Vi är ju här för att tänka tillsammans, inte leka klassråd. 

Nedan har jag några andra tips, nämligen såna som med lite tur kan leda till att det blir en uthärdlig workshop. 

Så här förbereder jag en workshop: 
Jag är något av en minimalist vad gäller förberedelser av saker. Jag känner folk som tar fram skithäftiga artefakter inför sina workshops och som har en väldigt tydlig agenda när de kör igång. Det funkar nog asbra för dem, men inte för mig. Den uppmärksamme läsaren blir här lite förvirrad, "för nog 17 står det bara några rader högre upp att det är dåligt att vara oförberedd?" Jo, det har du rätt i, käre läsare. Men att vara oförberedd och vara minimalist vad gäller förberedelser är inte samma sak. Läs vidare nu så förstår du snart, lille vän.

Jag tar i förväg reda på vad man vill åstadkomma med workshopen. Vilka mål finns? Vad ska komma ut i andra änden av workshopen? jag försöker också identifiera vilka mål och förväntningar jag har med workshopen. Det här gör jag för att om jag faciliterar det hela så är det ju rimligt att jag ska ha en tydlig bild åtminstone av vad jag vill få ut. 

Sen är jag klar. Varför är jag inte mer detaljerad då, kan man fråga sig. Och den frågan har jag ställt mig själv många gånger. Är jag oseriös när jag förbereder såpass lite? Nej, jag tror inte det. Snarare är det ju så att en workshop kan utvecklas till lite vad som helst, så precis som med intervjuupplägg så försöker jag att boxa in mig så lite som möjligt i förväg. 

När workshopen väl börjar så ber jag deltagarna att också berätta deras syn på mål och förväntningar, så att vi har en gemensam bild av det hela.

Själva faciliteringen då?

En workshop faciliteras (leds fast utan att verkligen leda) med varsam men fast hand. Att styra för hårt är att kväva intressanta diskussioner och insikter i sin linda. Men att låta det gå helt utan styrning kan resultera i två timmar av helvete på jorden, med vissa som inte törs säga något eftersom hen med högst röst och intensivast åsikter tar all plats.

Knyt ihop säcken

Nu börjar workshopen lida mot sitt slut och hur var det nu med målet för workshopen? Jo just det, vi skulle ju hitta möjliga vägar till att få marknadsavdelningen och utvecklingsteamet blir bättre på att kommunicera. Så var det ja. Vad har vi kommit fram till nu då? 

Hjälp deltagarna att komma fram till något, be dem att utse ansvariga för saker som ska göras och om det känns som det behövs: försök ta fram ett datum för när man ska träffas igen. Det värsta som finns, eller ja, det värsta som finns på jobbet, är att lägga en massa tid på att uträtta ingenting. Så se till att alla kommer ut ur workshopen med känslan av att vi tillsammans uträttat något bra och att vi nu vet hur grejerna ska gå till. 

Done!