2017-03-28

"Slipp" kollegorna, kör workshopen på Slack!

Vill du köra workshop utan att träffa kollegorna?
Vill du leverera resultat utan att behöva duscha regelbundet? Gör som jag gjorde:
Kör workshopen på slack!
Så här gick det till: min kund, en bank, är en lärande organisation där vi regelbundet genomför retrospektiv för att lära oss av våra misstag. För ett tag sedan genomfördes ett retro som handlade om hur vi skulle bli ännu bättre på att göra användningstester. Jag fick uppdraget att köra en workshop för att hitta förbättringsåtgärder. Att delta i en workshop är som alla vet något som kan tära på krafterna och som dessutom kan ställa till det i folks kalendrar som har en tendens att vara fyllda som min sjuårings godispåse på lördagar. Jag bestämde mig därför för att göra ett experiment:
Går det att köra en workshop på Slack, utan att träffas IRL en enda gång?
Efter att ha bollat idén med kollegorna (på Slack) så kom vi fram till att det var värt att testa och så här gick det till när jag förberedde workshopen:
  • Jag började med att sätta upp en workshopkanal på Slack.
  • Sedan marknadsförde jag den kanalen i andra kanaler, så att arbetskamraterna skulle få kännedom om workshopen.
  • Under en veckas tid så diskuterade alla som gått med i kanalen om vilket upplägg vi skulle ha.
  • Vi kom fram till att vi skulle köra ett samtalsämne om dagen och att jag skulle sammanfatta våra slutsatser i slutet av varje dag. Efter en vecka skulle workshopen avslutas.
  • Här kommer en viktig punkt: Alla skulle vara välkomna att föreslå nya samtalsämnen inför nästa dag och vi skulle tillsammans besluta om nästkommande dags ämne.
  • I slutet av veckan hade ungefär tio personer, varav en som är föräldraledig, lagt till sig i kanalen.

Experimentdags: Workshop utan att träffas!

Nu var det dags att köra vårt experiment: en asynkron, distribuerad molntjänst-workshop!
Dag ett körde vi igång med att diskutera förväntningar och förhoppningar med veckans workshop. Deltagarna diskuterade och på eftermiddagen föreslog jag att vi skulle börja med ett av de ämnesförslag som kommit fram under dagen, vilket deltagarna var med på.
Sedan rullade det på, folk diskuterade när de satt på jobbet, när de var hemma och när de var på väg till och från jobbet.
Det var väldigt intressant att se hur samtalen växte fram. De var väldigt “to the point” och fokus hölls på ett sätt som jag sällan varit med om tidigare under en workshop, där det finns en tendens till att dels börja prata om andra saker och dels tappa tråden i slutet av en ansträngande workshopdag.
Det behöves väldigt lite moderering, sånt sköttes av deltagarna själva.
Kort sagt så gav den här plattformen förutsättningar som är, om inte omöjliga, så svåra att skapa, i en traditionell workshop. Min uppgift som workshopfacilitator gick från att moderera till att administrera och dokumentera. Det skiftet är väldigt intressant tycker jag: vilken mekanism i det här upplägget gjorde att deltagarna av workshopen inte behövde en facilitator, utan enbart en administratör? Vad var det som gjorde att deltagarna i workshopen blev helt autonoma och inte ett dugg beroende av en moderator?

Lärdomar

Vilka lärdomar finns då, vad gäller själva formatet? Gick allt som smort, är detta en workhsopparnas silver bullet? Nja, det här var ett experiment, och som experiment betraktat så var det mycket lärorikt.
Här kommer de bra grejerna:
  • Det går jättebra att hålla en asynkron, distribuerad workshop med hjälp av den här typen av tjänster. Förmodligen funkar andra samarbetsverktyg lika bra. En stor fördel är just att man kan delta när och var man vill. Som jag nämnt tidigare så hade vi till och med en föräldraledig som var med på workshopen. 
  • Det är även väldigt lätt att hålla fokus på samtalet, delvis tror tror jag, på grund av att du kan delta när du känner att du har tid och ork.
  • Vi löste många saker med konsensus, på ett helt naturligt sätt. Som exempelvis vilka diskussionsämnen vi skulle ha Mycket lite moderering behövdes.

Och så förbättringspotentialen:
  • Det var ganska många “lurkers” i kanalen, folk som lyssnade men som inte deltog i själva samtalet. Det är kanske inte något dåligt rent principiellt, men jag tror diskussionerna hade varit mer dynamiska om vi fått med dem också. Kanske hade jag fått med dem bättre om jag adresserat dem direkt i diskussionen? Det gjorde jag aldrig, vilket jag kommer att prova nästa gång.
  • Vi använde trådade diskussioner, något som en del upplevde som dels jobbigt att följa och dels lite för “osynligt”, då det inte syns lika bra när ett inlägg postas i en tråd. Å andra sidan var det en del som tyckte trådarna var toppen, men nästa gång ska vi nog prova att köra diskussionerna direkt i kanalen istället.
  • Vi använde inga av de roliga samarbetsfunktioner som finns i Slack, såsom voting etc. Det måste vi testa nästa gång!
Allt som allt var det ett väldigt intressant och lärorikt experiment som gav oss många insikter i hur man kan med molntjänster kan genomföra aktiviteter som vanligtvis kräver att man träffas IRL.

Inga kommentarer: